Jugend forscht 2024 zu Gast bei der experimenta – Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO

Die experimenta freut sich, das Projekt Bundeswettbewerb Jugend forscht in diesem Jahr ausrichten zu dürfen. Wir stellen im Rahmen der Veranstaltung vom 30. Mai bis 2. Juni 2024 als Gastgeber unser Gelände zur Verfügung, übernehmen die Unterbringung und Verpflegung der Gäste und organisieren die Feierlichkeiten sowie Rahmenprogramm und Exkursionen. Im Folgenden möchten wir Sie über die in diesem Zusammenhang stattfindenden Datenverarbeitungen informieren.

Verantwortlich für die nachfolgende beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten ist die experimenta gGmbH, Experimenta-Platz, 74072 Heilbronn.

Unterbringung & Hotelbuchung

Im Rahmen der Buchung von Hotels erhält die experimenta von Jugend forscht e.V. im Rahmen einer Datenübermittlung die zur Abwicklung erforderlichen Daten von Teilnehmenden und deren Begleitpersonen (insb. Name, Kontaktdaten, Aufenthaltsdauer, teilweise das Alter und spezielle Anforderungen der Gäste) und verwendet diese Daten, um die Unterbringung der Gäste im Rahmen der Veranstaltung durchzuführen. Rechtsgrundlage sowohl für den Erhalt der von Jugend forscht erhobenen Daten als auch die weitere Verarbeitung sind berechtigte Interessen der experimenta nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ihre Unterstütztungsleistungen bei der Ausrichtung der Veranstaltung erbringen und eine für die Gäste möglichst unkomplizierte Abwicklung ihrer Teilnahme anbieten zu können.

Die experimenta wird dabei ggf. unterstützt von vertraglich verpflichteten und weisungsgebunden agierenden Dienstleistern. Dies sind im Zusammenhang mit den Gästemanagement und Hotelbuchungen insbesondere die smartevents GmbH, Hermann-Mende-Straße 4, 01099 Dresden sowie die FREUNDE Eventagentur GmbH, Friedenstraße 11, 71069 Sindelfingen.

Ihre o.g. Daten werden bei uns bzw. unseren weisungsgebundenen Dienstleistern für 7 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert.

Fotoaufnahmen auf der Veranstaltung

Darüber hinaus möchten wir im Rahmen der Veranstaltung Fotoaufnahmen anfertigen und diese zum Zwecke der externen und internen Kommunikation und Außendarstellung der experimenta nutzen.

Hierbei handelt es sich ausschließlich um Aufnahmen des Gesamtgeschehens und nicht um Einzelportraits. Die Aufnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 22, 23 KUG verarbeitet. Das berechtigte Interesse besteht in der Dokumentation der Veranstaltung.

Bitte gehen Sie - falls Sie nicht Teil dieser Aufnahmen sein möchten - auf den*die Fotografen*in zu und teilen Sie dieses mit bzw. entfernen Sie sich aus dem Blickfeld der Kameras (= Ausübung Ihres Widerspruchsrechts nach Art. 21 DSGVO).

Die Aufnahmen werden wir in internen Kommunikationsmitteln bzw. -medien (z.B. Intranetseiten, vergleichbare betriebliche interne Kommunikationsmittel) sowie im Internet (auf unserer Homepage https://www.experimenta.science/) und in den sozialen Medien der experimenta (z.B. Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, …) verwenden. Je nach Einzelfall werden die Aufnahmen digital nachbearbeitet.

Mit der Veröffentlichung der Aufnahmen sind diese außerdem weltweit, d.h. auch in Nicht-EU-/Nicht-EWR-Staaten („Drittländer“), zugänglich. In solchen Drittländern besteht ein im Vergleich zur EU/zum EWR niedrigeres Datenschutzniveau, was dazu führen kann, dass die unten genannten Betroffenenrechte gegebenenfalls nicht oder nicht in gleicher Weise durchgesetzt werden können.

Zudem können externe Dienstleister, die im Rahmen dieser Verarbeitung und der damit verbundenen Zweckerreichung tätig sind, Zugriff auf die hierfür erforderlichen Daten bekommen. Dies sind z.B. Fotograf, Bildbearbeitungsservice, Druck und Verpackung, etc.

Sofern Aufnahmen bereits angefertigt wurden und Sie im Nachgang einer weiteren Veröffentlichung widersprechen möchten, wenden Sie sich bitte unter Angabe des Veröffentlichungsortes und derjenigen Aufnahmen, die Sie zeigen, an datenschutz@experimenta.science. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Eingang Ihres Widerspruchs bereits erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerspruch nicht berührt. Änderungen an bereits gedruckten und/oder verbreiteten Materialien sind ausgeschlossen.

Ihre Aufnahmen werden aus den Datenbanken der experimenta nach 24 Monaten gelöscht, sofern Sie der weiteren Verarbeitung nicht bereits zuvor widersprochen haben. Bitte beachten Sie, dass online veröffentlichte Bilder ggf. nicht gelöscht werden.

Bitte beachten Sie: Diese Hinweise gelten für Aufnahmen, die durch Beschäftigte oder Beauftragte der experimenta zu deren Zwecken angefertigt werden. Es sind auf der Veranstaltung auch Fotografen anwesend, die für andere Stellen (insb. für Jugend forscht e.V.) zu deren Zwecken Aufnahmen machen. Für die damit einhergehende Datenverarbeitung ist jeweils die entsprechende Stelle verantwortlich.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 Abs. 1 DSGVO). Zusätzlich haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten. Sie sind berechtigt, personenbezogene Daten, die Sie betreffen und die Sie uns bereitgestellt haben, in einem zur Datenübertragung geeigneten Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stattfindet, haben Sie ein Recht auf Widerspruch unter den in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen.

Bitte wenden Sie sich in den zuvor genannten Fällen, bei Fragen oder im Falle von Beschwerden an unseren Datenschutzbeauftragten: Dr. Christian Borchers, datenschutz süd GmbH, Wörthstraße 15, 97082 Würzburg, office@datenschutz-sued.de.

Bei offenen Fragen steht es Ihnen darüber hinaus frei, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes in dem Sie wohnen oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat, d.h. für die experimenta: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart.